#inspiratornia - Malwina Angerman-Kowalska

Na konto @archiwazne Malwiny Angerman- Kowalskiej trafiłyśmy już na samym początku naszej instagramowej przygody. To, co było najbardziej niesamowite, to furora, jaką zrobiło to konto. Z dnia na dzień lawinowo przybywało obserwujących i nic w tym w sumie dziwnego, bo same wyczekiwałyśmy na newsy dotyczące archiwizacji dokumentów, serwowane przez Malwinę. Wszystko, co publikowała, było przemyślane, z jajem, z określoną estetyką. Robiłyśmy się coraz bardziej ciekawe samej Malwiny. Udało się nam namówić ją na wywiad z cyklu #inspiratornia, który w jeden dzień pobił na naszym koncie na Instagramie rekord oglądalności, a nadal rosnąca liczba wyświetleń świadczy o tym, że nie tylko my jesteśmy jej tak bardzo ciekawe. Kim jest dziewczyna, która historię o archiwizacji dokumentów opowiedziała jak najlepszą powieść? Oto nasz wywiad w ramach #inspiratornia z archiwistką Malwiną Angerman-Kowalską – zapraszamy do lektury!

O archiwizacji – wywiad z archiwistką Malwiną Angerman-Kowalską w ramach cyklu #inspiratornia

Adwokat Przedsiębiorcy: Archiwizacja to średnio instagramowy temat?

Malwina Angerman-Kowalska: Wszyscy postrzegają archiwizację dokumentów jako temat totalnie nieinstagramowy. Ważne jest jednak, jak ten temat przedstawiasz. Dokumenty ma każdy z nas! Temat dotyczy zatem wszystkich. Choć nie każdy chce się nim interesować. Czasami wychodzimy z założenia, że może lepiej nie wiedzieć. Niestety nie w tym wypadku.

A.P.: Malwina, jesteś archiwistką. Skąd pomysł na taką ścieżkę zawodową? Czy od początku wiedziałaś, że chcesz nią być?

Malwina: Totalnie nie! To był przypadek, a raczej zbieg okoliczności, bo chciałam być prawnikiem. Ale zakochałam się i matura nie była mi w głowie. Przez maturę przebrnęłam ślizgiem i wylądowałam na bibliotekoznawstwie. Chciałam zająć się elektronicznym publikowaniem, ale tej specjalizacji niestety nie otworzono. Na złość wszystkim poszłam na archiwizację, bo stwierdziłam, że to jest na pewno tak nudne, że nie będę się musiała za dużo uczyć, zdam jakoś tego magistra i zapomnę.

A okazało się, że to jest moja droga i uwielbiam ją.

A.P.: W zasadzie na czym to dokładnie polega?

Malwina: Ja podchodzę do archiwizacji dokumentów i ich obiegu, od strony procesowej. Jak ułożyć pracę z dokumentem zarówno elektronicznym, jak i papierowym, żeby nie spędzało to snu z powiek? By było to w miarę łatwe, szybkie, przyjemne i działo się w tle innych procesów. Chodzi głównie o to, żeby nie odkładać tego na później, a następnie tracić pół dnia na porządkowanie papierów, jak niektórzy. „Dziś nie jestem pod telefonem, bo cały dzień siedzę w fakturach”.

A.P.: Pracujesz na etacie, czy masz własną działalność gospodarczą?

Malwina: Pracowałam na etacie do czerwca 2020 roku, ale działalność gospodarczą prowadzę od 5 lat. Natomiast działalność Archiważne rozpoczęłam w kwietniu 2020 roku. W tym momencie prowadzę działalność gospodarczą, a dodatkowo intensywnie współpracuję z Panią Swojego Czasu i jestem gangsterką Pani Swojego Czasu.

E-book dotyczący archiwizacji “Ogarnij papiery”, wydany przez Malwinę z Archiważne #inspiratornia

A.P.: Wiemy, że wydałaś e-booka dotyczącego archiwizacji. A jak narodził się pomysł na niego?

Malwina: Od lat prowadzę markę z akcesoriami dla dzieci, ale nadal szukałam swojej drogi. Etat mi nie wystarczał. Mój maż co jakiś czas mi powtarzał: „Zajmij się archiwizacją, przecież to jest Twój zawód!”. Ale ja na początku zastanawiałam się, kto chciałby słuchać o archiwum? Potem jednak pomyślałam, że przecież dokumenty ma każdy, więc muszę jakoś ten temat przedstawić swoim potencjalnym odbiorcom, uświadomić im, że dokumenty są ważne i WARTO o nie zadbać. Początkowo chciałam kierować swoje treści do przedsiębiorców. Zrobiłam ankietę w celu zbadania rynku i wzięło w niej udział bardzo dużo osób prywatnych. Okazało się, że to właśnie one mają największy problem z dokumentami. Nie mogą ich często znaleźć: świadectwa pracy, świadectwo maturalne. Dostają upomnienia, że jednak nie zapłacili faktury, a byli przekonani, że to zrobili.

Przyszła pandemia, przyszedł lockdown. Pomyślałam: “Zrobię takiego e-booka i zobaczymy. Może będzie ktoś go chciał kupić?”. Chciałam do tematu podejść nie akademicko, ale praktycznie. Tak, żeby osoba, która go weźmie do ręki, w pięciu krokach zrobiła porządek w dokumentach. E-book spotkał się z bardzo pozytywnym odbiorem. Jestem z niego bardzo dumna.

A.P.: Czyli po lockdownie dużo osób ma uporządkowane dokumenty?

Malwina: Takie dostaję sygnały. Ludzie piszą, że są zaskoczeni, że okazało się to dość proste i wcale nie zajęło tak dużo czasu. Problem z dokumentami jest taki, że nie wiadomo, od czego zacząć. Nie wiadomo, co jest potrzebne, a co można wyrzucić. Stajemy przed stertą dokumentów. Kończąc e-booka, mamy z tym porządek.

Podejście do budowania marki – wywiad z Malwiną, twórczynią Archiważne

A.P.: A jak czuje się Twoja marka z akcesoriami dla dzieci i co skłoniło Cię do zainwestowania w markę Archiważne?

Malwina: Nadal prowadzę sklep z akcesoriami dla dzieci – Malinowa Anielova (https://malinovaanielova.pl/). Utworzyłam ją, jak urodziłam pierwszą córkę. Jak pewnie 90% dziecięcych biznesów – marka powstała, gdy byłam na urlopie macierzyńskim. Prowadzę ją sama, ale duża część jest już oddelegowana i zautomatyzowana. Sklep działa i można w nim robić zakupy.

Chociaż na początku była to jedna wielka porażka. Opowiadam o tym w podcaście u Marka Jankowskiego “Mała wielka firma” – odcinek 307 (https://malawielkafirma.pl/wlasna-firma-i-praca-na-etacie/). Rozmawiamy tam o różnych błędach, które popełniałam przez pierwsze trzy lata.

A.P.: Inni członkowie rodziny kierowali Cię w stronę Archiważne?

Malwina: To jest mój zawód wyuczony i wykonywany, bo zaraz po studiach znalazłam pracę w zawodzie. Dla nikogo nie było zdziwieniem, że idę w tym kierunku. Bardziej zdziwieni byli, że poszłam w akcesoria dla dzieci. Choć na początku zdarzały się też takie reakcje: „No dobra, ale myślisz, że będziesz się w stanie z tego utrzymać?”. Trzeba było ich uświadomić, że w tym zakresie jest nisza.

I ta nisza pokazała się właśnie w trakcie lockdownu. Jak ogłosili zamknięcie wielu firm, to uruchomiłam bezpłatne konsultacje – po to, żeby sprawdzić, czy ktoś potrzebuje pomocy. Odezwało się do mnie kilka małych firm: biuro nieruchomości, salon fryzjerski. Jedni znaleźli czas na porządek w papierach, a u innych pojawił się problem z utrzymaniem ciągłości działania firmy – dokumenty zostały w biurze, nie zostały zdigitalizowane, nie było ich w chmurze. Okazało się, że nie są w stanie realizować swoich usług, na które mają z klientami podpisane umowy. Nie wiedz jakie są terminy, bo wszystko jest w papierach. Wtedy odkryłam, że jest spora nisza do zagospodarowania.

Z własnego doświadczenia wiem, że są firmy które zajmują się wdrażaniem u innych procesów archiwizacji i obiegu dokumentów, outsourcingiem, przechowywaniem, skanowaniem, organizowaniem biur podawczych – ale to są bardzo duże firmy, które współpracują z bardzo dużymi klientami. Ich oferta skierowana do mniejszych firm jest nieatrakcyjna albo w ogóle nie podejmują współpracy z mniejszymi firmami. Sektor mikro i małych przedsiębiorstw został zatem pozostawiony sam sobie.

A.P.: Cała Twoja marka jest spójna od początku. Jak się do tego zabrałaś? Uczyłaś się od Pani Swojego Czasu, z innej literatury?

Malwina: Panią Swojego Czasu obserwuję od 2018 roku. Dzięki jej webinarom, publikacjom o biznesie [Ola Budzyńska wypuściła już trzy e-booki o biznesie], gdzieś w głowie mi się to wszystko układało – moja koncepcja na firmę. Malinovą zaczynałam na żywioł, intuicyjne i bez planu. Archiważne miało być marką, która przyniesie zysk, pozwoli odejść z pracy w korporacji. Tu nie było miejsca na przypadek. Chociaż zostawiam sobie jednak miejsce na spontaniczność. Część postów jest zaplanowana, ale są też posty nieplanowane, głównie z moimi przemyśleniami. Nie wstrzymuję się tylko dlatego, że wcześniej miałam zaplanowane coś innego.

Samo podejście do tematu: otwarcie bloga, instagram, ebook – była to część strategii. Dodatkowo intensywnie słuchałam podcastu Marka Jankowskiego „Mała wielka firma”. Znajdowałam tam wiele praktycznych wskazówek – dotyczących na przykład pisania ofert, artykułów na bloga. A także jak szukać klientów i ich pozyskiwać.

Wykonałam pracę nad sobą i moimi talentami Gallupa. Tu z pomocą przyszedł mi blog i podcast Dominika Juszczyka (https://dominikjuszczyk.pl/). Zatem miałam trzech mentorów – i te treści starałam się układać i planować. Właśnie wtedy ruszyło Archiważne i wydaje mi się, że ruszyło z kopyta.

A.P.: Czy zmieniłabyś coś w rozwoju Archiważne?

Malwina: Przy Archiważne mam swoją wizję, ale pozostaję elastyczna. Nie miałam w planie pandemii. E-booka chciałam wydać, ale nie wiedziałam, jaki on będzie. Myślałam o e-booku dla małych firm, żeby to one zrobiły sobie porządek i ułożyły swoje procesy. Potem myślałam o e-booku nie tylko o procesie, ale bardziej w formie katalogu dokumentów. Tak naprawdę pomysł na produkt zrodził się, gdy zostaliśmy zamknięci w domu. I wtedy zobaczyłam, ile jest wejść na mojego bloga. A okazało się, że jest tego sporo.

Jeszcze w lutym robiłam wyzwanie, na które zapisało się prawie 200 osób, a obserwowało mnie wtedy na Instagramie około 100 osób. Dostawałam sygnały, że to było super i dałam tyle wiedzy w tym wyzwaniu, że spokojnie mogłabym to zamienić na kurs i to płatny. Wtedy pomyślałam, że mój odbiorca to zwykli ludzie, którzy siedzą w domu, a nie firma. Dlatego jak przyszedł lockdown, doszłam do wniosku, że napiszę e-booka dla osób prywatnych i zobaczymy, co z tego będzie. Okazało się, że e-book przydał się również małym firmom, prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. To była właśnie spontaniczna decyzja. Zmiana grupy docelowej. Tego bym na pewno nie zmieniła. W Archiważne niczego bym nie zmieniła. Ale w kontekście Malinovej Marek Jankowski zadał mi to samo pytanie. I tam zmieniłabym wszystko.

A.P.: Czyli na pierwszym biznesie można się pouczyć?

Malwina: Tak. Teraz mamy możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej. Kiedy ja startowałam, nie było takiej opcji. Dużo analizowałam, czy zakładać działalność, czy nie – bo ZUS i inne obowiązki. W końcu zdecydowałam się założyć i głównie, jak się okazało, po to, żeby się uczyć prowadzić biznes.

Porażki w biznesie – Malwina opowiada o radzeniu sobie z nimi #inspiratornia

A.P.: Jesteś chyba pierwszą osobą, która powiedziała, że niczego by nie zmieniła…

Malwina: Czasami są pytania o porażki. Ale ja nie podchodzę do porażek jak do samobiczowania się. To nic mi nie da. Nie chcę gdybać, bo to prowadzi tylko do frustracji. Dlatego właśnie niczego bym nie zmieniła. Jeśli popełniłam fuck-up po drodze, to nie odbieram tego jako fuck-up, bo wyciągnęłam z tego lekcję, którą przeniosłam na inny obszar i pozwoliło mi to rozwinąć się w innym kierunku. To kwestia postrzegania.

Błędy nas uczą. Mam taki talent: „naprawianie”. To jest talent, który znajduje problemy. Albo raczej problemy mnie znajdują. Ja nawet lubię, jak jest błąd, bo można go potem przeanalizować i bardzo dużo z tego wynieść. Dopóki nie ma jakichś dużych konsekwencji, to ja nawet lubię popełniać błędy.

A.P.: No widzisz, ja lubię znaleźć na siebie wirtualny biczyk i się tak ukarać.

Malwina: To nic Ci nie da. Odcinaj to grubą kreską. I popatrz na te sytuacje z boku. I wtedy już wiesz. W Malinovej podjęłam się kiedyś zadania, które mnie dużo kosztowało, również psychicznie. Potem podjęłam bardzo ważną decyzję, że nie realizuję projektów na zamówienie. To było odcięcie części klientów. Jednak zrobiłam bilans zysków i strat, bo moja psychika przez to jedno zamówienie wiele wycierpiała i powiedziałam koniec.

A.P.: To był efekt klienta?

Malwina: Sytuacja była prosta. Powinnam była od samego początku odmówić realizacji tego zlecenia, bo od początku sygnalizowałam klientce, że jego koncepcji nie da się zrobić technicznie. Mówiłam jej, że może to wyglądać podobnie, ale nie tak samo. Klientka się upierała. Wykonałam zlecenie – wyszło nawet lepiej, niż przypuszczałam. Ale klientka była niezadowolona. Zgodnie z prawem mogłam nie przyjąć reklamacji, ale firma była mała. Bałam się negatywnego komentarza. Starałam się i dwa razy poprawiłam to zamówienie, ale dalej było źle. Oddałam jej te rzeczy, oddałam jej pieniądze i powiedziałam sobie, że nigdy więcej.

Prawo a archiwizacja – wywiad z Malwiną Angerman-Kowalską w ramach #inspiratornia

A.P.: Miałaś kiedyś jakiś prawny problem, który Cię położył?

Malwina: Nie, ale dlatego, że chciałam być prawnikiem i czytam wszystkie regulaminy. Dzwoniłam do ZUSu i wnikliwie pytałam. Jeszcze na studiach, pracując w sklepie, znałam ustawę konsumencką. Uważałam, że takie rzeczy muszę wiedzieć. Ze strony prawnej zawsze zabezpieczałam się tak, żeby nic mnie nie zaskoczyło.

W Archiważne mam i usługi, i produkt elektroniczny. Tutaj prawnik przygotował mi różne umowy – oddałam pałeczkę profesjonaliście.

A.P.: Bardzo słusznie!

Malwina: Prawnik zabezpiecza na polu prawnym, ale archiwista dba o dokumenty, które poświadczają status przedsiębiorcy. Prawo polskie nadal bazuje na dokumentach i długo jeszcze tak będzie. Część może przejść do sfery elektronicznej, ale wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że podpisane zgodnie z prawem dokumenty to jedno. Czasami przychodzi jednak, co do czego, a my nie jesteśmy w stanie ich znaleźć. Albo były niewłaściwie przechowywane, albo zalane zostały kawą, albo ktoś wsadził je do plecaka i wyszedł, czy też w biurku zamknął je pracownik, którego nie ma od 3 lat.

A.P.: My z takiego braku niczego nie urzeźbimy…

Malwina: Dopóki umowa obowiązuje to sektor prawny. Ale po rozwiązaniu umowy, nadal nie możemy jej wyrzucić. Polecam mojego e-booka, bo jest tam dużo przykładów odnośnie umów kredytowych, umów o rachunki.

A.P.: No tak, wszyscy mamy umowy o rachunki bankowe. A kto wie, gdzie ta umowa się znajduje?

Malwina: Rynek bankowy jest bardzo dynamiczny. Banki się łączą, dzielą, sprzedają. A nasz rachunek tak sobie wędruje. Teraz czasem zdarza się taka sytuacja, że składamy dyspozycję zamknięcia rachunku. I gdzieś ten świstek ląduje w koszu. Umowa w koszu. Pracownicy banku też są tylko ludźmi i mogli nie kliknąć tego checkboxa: „Rachunek zamknięty”. W banku rachunek pozostaje otwarty. W międzyczasie przychodzi aktualizacja tabeli opłat i prowizji. Nikt tego nie czyta, więc usuwamy te maile. A potem dostajemy wezwanie od banku po 5 latach, że mamy debet na koncie. Takie sytuacje się zdarzają.

Podejście Malwiny do hejtu w Internecie

A.P.: Jak oceniasz sytuację relacji kobiet wobec siebie nawzajem? Jesteśmy solidarne?

Malwina: 5 lat temu byłam w różnych grupach facebookowych i spotykałam się z dużą ilością hejtu i niezrozumienia, nagonkami kobiet na kobiety. To jest bardzo przykre. Coraz więcej twórców powtarza, że Internet tworzymy sobie sami, więc Facebooka też tworzymy sami. Zaczęłam obserwować takie osoby i grupy, gdzie to wsparcie kobiet jest.

Teraz bardzo rzadko spotykam się z hejtem i niezrozumieniem. Staram się tego w ogóle nie analizować i stwierdzam, że może ktoś miał zły dzień. Teraz mój Instagram jest bardzo inspirujący i wspierający.

Poza tym ja współpracuję z PSC i całym gangiem. Tam dziewczyny są tak fenomenalne, jest tam takie wsparcie i taki doping, że chce się robić i działać coraz więcej. Można więc stworzyć takie miejsce, gdzie jest wiele wspierających kobiet. Jeśli widzisz ciągle hejt i tanie sensacje, to ja polecam unfollow i obserwować kogoś wartościowego.

A.P.: Dostałaś na skrzynkę typowego hejta?

Malwina: Dostałam! Po umieszczeniu zdjęcia mojego dziecka, na którym miało ubrane skarpetki i sandały, dostałam komentarz odnośnie tych skarpetek. Ktoś stwierdził, ze funduję dzieciom traumę. Trzeba podejść do hejtu z dystansem i nie karmić trolla. To smutny człowiek, który szuka zainteresowania. Olewam, uśmiecham się pod nosem i to dla tego człowieka jest najgorszy ból.

Plany i marzenia – wywiad w ramach #inspiratornia z Malwiną z Archiważne

A.P.: Co jeszcze dla nas szykujesz w obszarze archiwizacji?

Malwina: Planuję się rozwijać w kontekście procesów biznesowych i optymalizacji. Będę się właśnie certyfikować i zamierzam podjąć studia w kierunku lean management. Często ludzie łapią się za głowę, bo gdzie lean, a gdzie archiwizacja – więc jakim cudem chcę to połączyć? Lean wywodzi się z procesów produkcyjnych, teraz dopiero wchodzi w sferę administracji. Natomiast dla mnie archiwizacja i praca z dokumentem to cykl życia.

To nie jest tak, że dostanę dokument na końcu i tyle mnie interesuje. Obchodzi mnie on od samego początku, jak został wytworzony. Taki dokument przechodzi przez wiele procesów i ten lean usprawnia procesy nie tylko związane z dokumentami. Pozwala przedsiębiorcom rosnąć w sposób bezpieczny i kontrolowany.

Chciałabym się rozwijać w tym kierunku. Mam takie swoje marzenie. Nie mam parcia, żeby stworzyć imperium, żeby każdy myśląc o archiwizacji, myślał o Archiważne. Chciałabym jednak kiedyś uczestniczyć i mieć udział w stworzeniu naprawdę wielkiej firmy, gdzie to właśnie ja pomogę w procesie. W której ja pomogę te procesy uporządkować, biznes będzie rósł, ale korzenie, których nie widać, a które są ważne, będą działać jak w zegarku.

A.P.: Wspomniałaś, że zakończyłaś pracę w korporacji. Chciałam podpytać, czy czujesz się teraz wolna?

Malwina: Czuję się wolna jak ptak i prostuję skrzydła. Dużo mi daje współpraca z PSC. Ona daje swoim współpracownikom tak ogromny kredyt zaufania i do tego jest tak wspierająca. Podobnie jak pozostałe dziewczyny – te, z którymi ja bezpośrednio współpracuję, czyli dziewczyny z biura w Krakowie, a także reszta dziewczyn z gangu, z którymi kontaktujemy się online. To jest tak duży kredyt zaufania i tak duże wsparcie, że mam wrażenie, że nie ma rzeczy niemożliwych. Na jaki pomysł nie wpadnę, to nikt nie powie: „Dobra, zostaw to.”, tylko padnie odpowiedź: „No dobra, to pomyślmy, jak to zrobić z głową.”.

Wczoraj nawet pisałam w poście, że miałam ciężki tydzień i miałam momenty załamania. Skończyłam ten tydzień, byłam zmęczona, ale zadowolona. Jestem z siebie dumna. Potem mimo zmęczenia wpadłam na nowy pomysł, którym podzieliłam się z gangiem, pomimo że w weekend odpoczywamy. Spotkał się z tak pozytywnym odbiorem, że od razu chciałam pracować dalej!

Dlatego puenta będzie taka:

Jeśli to co robisz daje Ci satysfakcję i spełnienie, to Twoje akumulatory same się ładują!

Malwina Angerman-Kowalska – https://archiwazne.pl/ udzieliła nam wywiadu w ramach cyklu #inspiratornia – możecie go obejrzeć na naszym kanale IGTV na Instagramie.

Mamy nadzieję, że nasz wywiad z Malwiną Angerman-Kowalską, twórczynią marki Archiważne, był dla Ciebie inspirujący.

Przeczytaj również inne wywiady z cyklu #inspiratornia:

#inspiratornia to cykl wywiadów z inspirującymi osobami. W biznesie, zwłaszcza na początku drogi, może być Ci ciężko. W #inspiratornia zobaczysz, że to normalne, ale nie warto się poddawać. Pokazujemyi historie innych osób, takich jak Ty. Każda z tych historii jest inna i wyjątkowa, kryje się za nią inny pomysł na siebie i inny staż w biznesie. Przeczytasz, jak inni radzili i radzą sobie z wyzwaniami, jakie stawiał przed nimi świat własnego biznesu. Skąd wzięli pomysł na swoją działalność, co ich motywuje i inspiruje.

Jeśli to, co robisz, daje Ci satysfakcję i spełnienie, to Twoje akumulatory same się ładują! #inspiratornia