Księga Przychodów i Rozchodów

Jeśli prowadzicie działalność gospodarczą, to najprawdopodobniej podatkowa księga przychodów i rozchodów (jej prowadzenie) należy do Waszych obowiązków. Księga przychodów i rozchodów określana jest często mianem uproszczonej księgowości.

Istnieje limit, powyżej którego jesteś zobligowany przejść na tzw. pełną rachunkowość i w 2020 roku wynosi on: 8 746 800 zł przychodów za poprzedni rok podatkowy (2 mln euro). Z całego serca życzymy Ci takich wyników, ale jeśli dopiero zaczynasz biznes, to bezpiecznie założymy, że powinieneś prowadzić KPiR. Istnieje również opcja rozliczania się ryczałtem lub kartą podatkową – o karcie możesz poczytać tutaj:

Najprostsza forma opodatkowania – dla kogo?

Content not available.
Please allow cookies by clicking Accept on the banner

Jest jednak swoboda wyboru. Jeśli Waszą wolą jest prowadzenie pełnej rachunkowości, to ust. 5 art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznym daje Wam taką możliwość. Jednak musicie o takim wyborze poinformować urząd skarbowy.

Jeśli zakładaliście swoją działalność w ostatnim czasie, być może pamiętacie rubrykę we wniosku CEIDG-1 (numerek 20), w której formularz prosił o zaznaczenie w jaki sposób prowadzicie dokumentację (księgi rachunkowe/księga przychodów i rozchodów/inne ewidencje/nie jest prowadzona). To pewna nowość, bowiem do 2018 roku fakt prowadzenia KPiR, należało zgłosić do urzędu skarbowego.

Miejsce Przechowania Księgi Przychodów i Rozchodów

Nie bez znaczenia pozostaje to, gdzie dokumentacja jest przechowywana. Owe miejsce również musieliście zadeklarować we wniosku CEIDG-1.

Jeśli powierzyliście prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, musicie prowadzić ewidencje sprzedaży (chyba, że macie kasę fiskalną).

Ps. Ewidencja to nie to samo co księga przychodów i rozchodów. Ewidencja ta, musi zostać zbroszurowana (spięta), a każda jej karta ponumerowana. Obligatoryjnie zawiera co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz wysokość tego przychodu. Jeśli decydujecie się samodzielnie prowadzić KPiR, powinna się ona znajdować w miejscu wykonywania działalności. Obowiązek założenia księgi powstaje w dniu rozpoczęcia działalności.

Ważne: Ewidencja sprzedaży powinna być dokonana raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Co zawiera podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

Niby nazwa mówi wszystko, a jednak z doświadczenia wiemy, że wątpliwości przedsiębiorcy mają wiele. Że już nie wspomną o znanym nam przypadkach zaniechania prowadzenia tej księgi na poczet uzupełniania jej hurtem raz od wielkiego dzwonu. Tak nie robimy, bowiem sankcje są duże i omawiamy je w dalszej części artykułu.

Co zatem wpisujemy w KPIR? I jak?

Prowadząc księgę przychodów i rozchodów, należy również prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie ewidencji tych elementów określa nam art. 22n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z którym taka ewidencja zawiera co najmniej:

(i) datę nabycia; (ii) datę przyjęcia do używania; (iii) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie; (iv) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej; (v) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;

Uwaga: Nie podlegają objęciu ewidencją budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 updf (wartość = iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej, wydzierżawianej lub używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu i kwoty 988 zł, przy czym za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości).

Co ma wynikać z KPiR określa nam art. 24a ust 1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („updf”):

Księga ma być prowadzona w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o updf.

Co ważne, księga przychodów i rozchodów musi być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane. Rozporządzenie kładzie szczególny nacisk na obowiązek prowadzenia ksiąg w sposób staranny, czytelny i trwały, dlatego może nie pij w jej pobliżu kawy lub czerwonego wina.

Ciekawostka:

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku. Jednakże podatnik może zwrócić się do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o niestosowanie wobec niego rozporządzenia. Powodami, dla których naczelnik przychyli się do wniosku mogą być rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, ale również wiek i stan zdrowia podatnika.