Jeśli prowadzicie działalność gospodarczą, to najprawdopodobniej podatkowa księga przychodów i rozchodów (jej prowadzenie) należy do Waszych obowiązków. Księga przychodów i rozchodów określana jest często mianem uproszczonej księgowości.
Istnieje limit, powyżej którego jesteś zobligowany przejść na tzw. pełną rachunkowość i w 2020 roku wynosi on: 8 746 800 zł przychodów za poprzedni rok podatkowy (2 mln euro). Z całego serca życzymy Ci takich wyników, ale jeśli dopiero zaczynasz biznes, to bezpiecznie założymy, że powinieneś prowadzić KPiR. Istnieje również opcja rozliczania się ryczałtem lub kartą podatkową – o karcie możesz poczytać tutaj:
Jest jednak swoboda wyboru. Jeśli Waszą wolą jest prowadzenie pełnej rachunkowości, to ust. 5 art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznym daje Wam taką możliwość. Jednak musicie o takim wyborze poinformować urząd skarbowy.
Jeśli zakładaliście swoją działalność w ostatnim czasie, być może pamiętacie rubrykę we wniosku CEIDG-1 (numerek 20), w której formularz prosił o zaznaczenie w jaki sposób prowadzicie dokumentację (księgi rachunkowe/księga przychodów i rozchodów/inne ewidencje/nie jest prowadzona). To pewna nowość, bowiem do 2018 roku fakt prowadzenia KPiR, należało zgłosić do urzędu skarbowego.
Miejsce Przechowania Księgi Przychodów i Rozchodów
Nie bez znaczenia pozostaje to, gdzie dokumentacja jest przechowywana. Owe miejsce również musieliście zadeklarować we wniosku CEIDG-1.
Jeśli powierzyliście prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, musicie prowadzić ewidencje sprzedaży (chyba, że macie kasę fiskalną).
Ps. Ewidencja to nie to samo co księga przychodów i rozchodów. Ewidencja ta, musi zostać zbroszurowana (spięta), a każda jej karta ponumerowana. Obligatoryjnie zawiera co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz wysokość tego przychodu. Jeśli decydujecie się samodzielnie prowadzić KPiR, powinna się ona znajdować w miejscu wykonywania działalności. Obowiązek założenia księgi powstaje w dniu rozpoczęcia działalności.
Ważne: Ewidencja sprzedaży powinna być dokonana raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Co zawiera podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów
Niby nazwa mówi wszystko, a jednak z doświadczenia wiemy, że wątpliwości przedsiębiorcy mają wiele. Że już nie wspomną o znanym nam przypadkach zaniechania prowadzenia tej księgi na poczet uzupełniania jej hurtem raz od wielkiego dzwonu. Tak nie robimy, bowiem sankcje są duże i omawiamy je w dalszej części artykułu.
Co zatem wpisujemy w KPIR? I jak?
Prowadząc księgę przychodów i rozchodów, należy również prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie ewidencji tych elementów określa nam art. 22n ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z którym taka ewidencja zawiera co najmniej:
(i) datę nabycia; (ii) datę przyjęcia do używania; (iii) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie; (iv) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej; (v) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
Uwaga: Nie podlegają objęciu ewidencją budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 updf (wartość = iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej, wydzierżawianej lub używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu i kwoty 988 zł, przy czym za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości).
Co ma wynikać z KPiR określa nam art. 24a ust 1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych („updf”):
Księga ma być prowadzona w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o updf.

Co ważne, księga przychodów i rozchodów musi być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane. Rozporządzenie kładzie szczególny nacisk na obowiązek prowadzenia ksiąg w sposób staranny, czytelny i trwały, dlatego może nie pij w jej pobliżu kawy lub czerwonego wina.
Ciekawostka:
Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku. Jednakże podatnik może zwrócić się do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o niestosowanie wobec niego rozporządzenia. Powodami, dla których naczelnik przychyli się do wniosku mogą być rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, ale również wiek i stan zdrowia podatnika.
Księga Przychodów i Rozchodów – okres przechowywania
Na podstawie art. 86 Ordynacji podatkowej, księgę przychodów i rozchodów przechowujemy do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Kto nie musi prowadzić KPiR?
- opłacający podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
- wykonujący wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
- wykonujący zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
- dokonujący odpłatnego zbycia składników majątku: po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie / otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.

Konsekwencje zaniechania obowiązku prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów
Przestrzegamy przed zaniechaniem prowadzenia KPiR, ponieważ zgodnie z Kodeksem Karno-Skarbowy jest to przestępstwo zagrożone karą grzywny do 240 stawek dziennych.
Sprawdź najnowsze wpisy na blogu:
- #WiedzaKlasyBiznes
- Czy materiał, za który influencer otrzymał wynagrodzenie może sprawiać wrażenie neutralnej opinii?
- Co ustalić z influencerem zanim zabierzecie się za podpisywanie umowy?
- Czy regulamin Twojego sklepu internetowego jest gotowy na 2021 rok?
- To co robię teraz dla mojej firmy, robię z przyjemności, a nie dlatego, że muszę #inspiratornia
1 komentarz